Funktionen
Eine Plattform – vom Dienstplan bis zum Eltern-Portal
Kitavio ist modular aufgebaut: Sie aktivieren nur die Bereiche, die Sie wirklich brauchen. Alle Module arbeiten mit denselben Daten und greifen sauber ineinander – kein doppeltes Pflegen, keine Medienbrüche.
Team & Dienst
Personal und Dienstplanung
Von der Schichtplanung bis zur Personalakte – alles, was die Organisation Ihres Teams betrifft, greift in Kitavio sauber ineinander.
Dienstplanung
Planen Sie Wochen- und Tagesdienste übersichtlich, mit Blick auf Arbeitszeiten, Gruppen und Vertretungen. Geplante und tatsächliche Zeiten je Mitarbeiter sind jederzeit nachvollziehbar.
- Wochenplan und Tagesplan mit Gruppen- und Dienstzuordnung
- Vertretungen und kurzfristige Änderungen ohne Zettelwirtschaft
- Übersicht der geplanten Zeiten je Mitarbeiter – als PDF druckbar
Urlaub & Abwesenheiten
Urlaubsanträge werden digital gestellt, geprüft und genehmigt. Der Resturlaub berechnet sich automatisch, Krankheits- und Abwesenheitstage sind sauber dokumentiert.
- Digitale Anträge mit Genehmigungs-Workflow
- Automatischer Urlaubssaldo und Jahreskalender
- Krankheitstage und Abwesenheitsübersicht im Blick
Personalverwaltung & Stammdaten
Führen Sie den Personalstamm zentral: Verträge, Arbeitszeiten, Qualifikationen und individuelle Merkmale. Buchungszeitmodelle und Gruppen bilden die Grundlage für Dienstplan und Personalschlüssel.
- Personalstamm mit Verträgen und Wochenarbeitszeiten
- Qualifikationen und Merkmale je Mitarbeiter
- Buchungszeitmodelle, Gruppen und Stammdaten an einem Ort
Fortbildungen & Unterweisungen
Pflichtfortbildungen und Unterweisungen werden lückenlos dokumentiert. Fristen behalten Sie im Blick, Nachweise sind jederzeit abrufbar.
- Fortbildungen mit Fristen und Erinnerung
- Wiederkehrende Unterweisungen pro Mitarbeiter
- Nachweise und Zertifikate digital hinterlegt
Kinder & Plätze
Belegung und Bedarf
Behalten Sie Plätze, Gruppen und den künftigen Bedarf im Griff – von der Warteliste über die Eingewöhnung bis zur Prognose.
Belegungsplanung
Verwalten Sie Kinder, Gruppen, Warteliste und Eingewöhnung an einem Ort. Die Belegungsprognose zeigt, wie sich Ihre Plätze in den kommenden Monaten entwickeln.
- Kinder, Gruppen und Warteliste übersichtlich gepflegt
- Eingewöhnung und Vertragslaufzeiten im Blick
- Belegungsprognose und Auswertungen für die Zukunftsplanung
Bedarfsanalyse
Fragen Sie den Betreuungsbedarf strukturiert bei den Eltern ab und werten Sie ganze Kampagnen aus. Der Verlauf zeigt Trends über mehrere Abfragen hinweg.
- Bedarfsabfrage-Kampagnen an Eltern
- Auswertung nach Bedarf, Zeiten und Gruppen
- Kampagnen-Verlauf mit Trend gegenüber Vorabfragen
Anwesenheit & Mittagessen
Erfassen Sie tägliche Anwesenheit und Essensteilnahme schnell – auch direkt aus der Begleit-App. Die Monatsauswertung liefert die Grundlage für die Abrechnung.
- Tägliche Anwesenheit je Kind und Gruppe
- Essensteilnahme mit Abo-Vorauswahl
- Monatsauswertung und Export für die Abrechnung
Zahlen & Compliance
Schlüssel, Statistik und Kosten
Die Zahlen, die Aufsicht und Träger sehen wollen – korrekt berechnet und auf Knopfdruck als Bericht.
Personalschlüssel
Fachkraft-Quote und Personalschlüssel werden im Tagesverlauf berechnet, inklusive Warnhinweisen bei Unterschreitung. Ausgelegt auf die Anforderungen in Rheinland-Pfalz.
- Fachkraft-Quote und Personalschlüssel im Tagesverlauf
- Warnhinweise bei Unterschreitung
- Export für Dokumentation und Aufsicht
RLP-Statistik & Meldungen
Die statistischen Kennzahlen für Rheinland-Pfalz werden aus Ihren Daten aufbereitet und lassen sich für Meldungen exportieren – ohne manuelles Zusammenrechnen.
- Landesspezifische Kennzahlen automatisch aufbereitet
- Personalschlüssel im Jahresverlauf
- Export für Meldungen an Träger und Aufsicht
Kostenverwaltung
Kostenstellen, Rechnungen, Budgets und die Jahresprognose laufen an einem Ort zusammen. So sehen Sie jederzeit, wo die Einrichtung steht.
- Kostenstellen und Rechnungen strukturiert erfasst
- Budget-Übersicht je Bereich
- Jahresprognose auf Basis der laufenden Zahlen
Auswertungen & Berichte
Soll-Ist-Vergleich, Krankheitstage, Belegung, Personal, Fortbildungen oder der Jugendamt-Meldebogen – Berichte erstellen Sie auf Knopfdruck als PDF oder Excel.
- Soll-Ist-Auswertung und Krankheitstage
- Belegungs-, Personal- und Fortbildungsberichte
- Jugendamt-Meldebogen als PDF oder Excel
Austausch
Kommunikation und Eltern
Ein Kanal für Team und Eltern – im Browser und auf dem Smartphone, ohne Telefonketten und WhatsApp-Wildwuchs.
Schwarzes Brett, Nachrichten & Team-Chat
Teilen Sie Aushänge gezielt mit Personal oder Eltern, schreiben Sie persönliche Nachrichten an einzelne Familien oder Gruppen und halten Sie das Team per Chat auf dem Laufenden – mit Lesebestätigung.
- Schwarzes Brett mit Zielgruppe Personal oder Eltern
- Persönliche Nachrichten an Kinder, Familien oder Gruppen
- Team-Chat und Lesebestätigung
Eltern-Portal
Eltern erreichen die wichtigsten Funktionen bequem im Browser – ganz ohne App-Installation. Sie melden Abwesenheiten, lesen Infos und behalten das Mittagessen im Blick.
- Abwesenheiten melden und Verlauf einsehen
- Schwarzes Brett und Nachrichten der Einrichtung
- Mittagessen-Übersicht – ohne App-Zwang im Browser
Begleit-App fürs Smartphone
Die Kitavio-Begleit-App bringt Dienstplan, Schwarzes Brett, Chat und mehr direkt aufs Handy Ihrer Mitarbeitenden – mit Push-Benachrichtigungen und optionaler Biometrie-Sperre.
- Dienstplan, Brett und Chat unterwegs
- Push-Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen
- Auch für Eltern verfügbar – datensparsam und sicher
Schutz & Kontrolle
Sicherheit und Verwaltung
Datenschutz ist bei einer Kita-Software kein Zusatz, sondern Fundament. Kitavio steuert Zugriffe fein und protokolliert sie lückenlos.
Rollen & Rechte
Legen Sie genau fest, wer was sehen und tun darf – frei konfigurierbar pro Rolle und sogar pro einzelner Person. So passt die Software zu Ihrer tatsächlichen Aufgabenverteilung.
- Granulare Berechtigungen je Modul und Aktion
- Konfigurierbar pro Rolle und pro Person
- Vorlagen und Übersicht über alle Rechte
Datenschutz & Audit-Protokoll
Jede Einrichtung arbeitet in ihrem eigenen, isolierten Datenbestand. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert, und ein lückenloses Protokoll hält fest, wer wann was getan hat.
- Strikte Trennung der Daten je Einrichtung
- Verschlüsselung sensibler Felder
- Audit-Protokoll über Anmeldungen und Änderungen
Sehen Sie Kitavio an Ihren eigenen Abläufen.
In einer kurzen, unverbindlichen Demo gehen wir genau die Module durch, die für Ihre Einrichtung zählen.
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